エクセルで作る見積表の抽出印刷方法？？

質問

エクセルで見積表を作りたいと考えています。商品名、単価をあらかじめ入力しておいて、後で数量さえ入力すれば合計金額が出るという、よくあるタイプのものです。
しかし、ここまでなら私にも作成出来るのですが、問題はこの後です。数量を入力した商品、単価、数量、金額、最終的な合計金額のみを印刷できるようにしたいのです。つまり、その都度、数量を入力していない商品（行）を省いて印刷したいのです。そうしないと商品の量が多い為に、大変な枚数になってしまい、分かり難い見積表となってしまいます。
また、もう１つお願いがあるのですが、実際、見積表の数量を入力する営業さん達は、エクセルについては超初心者ばかりです。抽出して印刷する方法は、出来るだけ分かりやすいものだと助かります。しかし無理であれば、どんな方法でも構いません。教えてください！！宜しくお願いします。補足が必要であれば致します。

回答No.3

kukkychan · ベストアンサー

いろいろな方法があると思いますが意外と
簡単なマクロの組み方を一つの例として挙げます！

前提：
　(1)シート名をSheet1とする。
　(2)Ａ列＝商品、Ｂ列＝単価、
　　Ｃ列＝数量、Ｄ列＝金額とする。
　(3)１行目は見出し行とする。
　(4)メニューバーのファイルより
　　印刷範囲の設定を行なう
　　（Ａ列～Ｄ列を印刷）
作成手順：
　(1)コマンドボタンを用意する。
　　１行目Ｅ列に１個「編集」
　　１行目Ｆ列に１個「戻す」
　　用意の方法
　　1：メニューバー/表示(v)
　　　/ツールバー/コントロールツールボックス
　　　にチェックするとツールバーに
　　　ボタンが表示される
　　2：そのなかのコマンドボタンをクリック
　　　する。
　　　（マウスポインタをあてれば名称が出ます）
　　3：シート上の作成したい場所で好きな大きさに
　　　ドラックする。
　　4：出来たコマンドボタンを
　　　右クリックし、
　　　コマンドボタンオブジェクト/編集にて
　　　ボタンの表面の文字を編集する。
　(2)「編集」ボタンをダブルクリックすると
　　　下記の表示が出てくる

　　Private Sub CommandButton1_Click()
　　End Sub

　　上記の間に下記を追加する。
　　Private Sub CommandButton1_Click()
Dim i As Integer
i = 2

Do Until i = -1
　If Worksheets("Sheet1").Cells(i, 1).Value = "" Then
i = -1
　Else
If Worksheets("Sheet1").Cells(i, 4).Text = 0 Or _
Worksheets("Sheet1").Cells(i, 4).Text = "" Then
Worksheets("Sheet1").Rows(i).Select
Selection.EntireRow.Hidden = True
End If
i = i + 1
　End If
　　Loop
　　End Sub

　　上記は、２行目より１行づつ、商品が記入されている
　　間、金額が０か、そうでないかのチェックを行い、
　　金額が０の場合、行を非表示にしている。
　　商品欄が空白になった行でチェック終了とする。
　　この書き込みが終了したら一番上の×ボタンで画面を
　　閉じて下さい。シートに戻ります。

　(3)「戻す」ボタンをダブルクリックすると
　　　下記の表示が出てくる

　　　Private Sub CommandButton2_Click()
　　　End Sub
　　　上記の間に下記を追加する。
　　　Private Sub CommandButton2_Click()
Worksheets("Sheet1").Cells.Select
Selection.Rows.Hidden = False
　　　End Sub

　　　上記はSheet1の行非表示を元に戻しています。
　　　(2)と同様画面を閉じて下さい。
　(4)シートにもどったら、デザイン画面から実行画面に
　　変更します。
　　方法は、ツールバーのアイコンで
　　三角定規と定規と鉛筆が組み合わさったような絵が
　　ＯＮになっていると思うのでクリックしてＯＦＦに
　　してください。
　　編集する場合はこれをＯＮにするとマクロの編集
　　が可能です。
　(5)以上でボタンをクリックするだけで
　　不必要な行が非表示になり、印刷されない状態になり
　　ます。
　　入力するさいは戻すでもとにもどせば入力できます。
　　次にこのファイルを開く時
　　「マクロを有効にしますか？」の
　　メッセージが表示されるので、
　　「有効にする」で開いてください。

どうでしょう！（^-^)

お礼

すみません！私の入力の仕方がおかしかったようです。
kukkychanさんの入力通りをそのままコピーして貼りつけたら出来ました！
ありがとうございました。

補足

お返事ありがとうございます。
早速やってみたのですが、「編集」をクリックすると、「構文エラー」が出ます。
下記の部分なのですが、再度、教えてください。

「 If Worksheets("Sheet1").Cells(i, 4).Text = 0 Or _ 」

最後の「Or」の部分が怪しい気がします。（ここを直せマークみたいなものが出てました）
宜しくお願いします！！

回答No.5

noname#4117

ごめんなさい、抜けてました。
たしかにこれだけでは印刷できないですね…
４のcを修正させてもらいます。

４：印刷用マクロを作成する
　　a　まず納品書シートに画面を戻し、個数欄に例として数を入力しておく
　　b　「ツール」→「マクロ」→「新しいマクロの記録」→マクロ名「印刷」・マクロの保存先「作業中のブック」→
　　　 ＯＫ（ここからマクロの登録開始）
　　c　印刷用シートに画面を写す→「データ」→「フィルタ」→「オートフィルタ」→「オプション」→
　　　 抽出条件の指定「0と等しくない」→ＯＫ→「印刷」→ 記録終了

見積表シートを修正し、印刷ボタンを押すと、
ボタンに登録したマクロが実行されて
修正結果が反映されるようになってます。
（逆にいえばボタンを押さないと修正が反映されません。）
もし毎回印刷が必要という訳ではなく、
結果の反映を見てから印刷したいというのであれば
４で印刷ボタンのかわりに反映（実行）ボタンを作成し、
印刷用シートを「印刷」でプリントアウトしてもいいと思います。
反映用マクロの作成は、私がANo.#4で書いた４と全く同じです。

これでまだ不具合であればまた補足下さい。

お礼

回答ありがとうございます。hicatさんの回答通りにやってみたら出来ました！
皆さんにご回答頂いた内容を試しているのですが、分からないものもあり、再度質問をしております。もし時間がありましたら、そちらの方も見てみてください。あつかましくてほんとスミマセン！宜しくお願いします。
何度もご親切に回答を頂き、今回は本当にありがとうございました。

回答No.4

noname#4117

これでどうでしょうか・・・

１：見積表書式を作成する（これを見積表シートとする）
２：見積表シートをシートコピーし、印刷シートを作成する
３：見積表シートに入力したら印刷シートへ反映するようにセルをコピーする。
　　（相手会社名・日付・個数等、営業の人が入力するであろう箇所をコピー）
４：印刷用マクロを作成する
　　a　まず納品書シートに画面を戻し、個数欄に例として数を入力しておく
　　b　「ツール」→「マクロ」→「新しいマクロの記録」→マクロ名「印刷」・マクロの保存先「作業中のブック」→
　　　 ＯＫ（ここからマクロの登録開始）
　　c　印刷用シートに画面を写す→「データ」→「フィルタ」→「オートフィルタ」→「オプション」→
　　　 抽出条件の指定「0と等しくない」→ＯＫ→記録終了
５：営業さんに分かりやすいように印刷ボタンを作る
　　a　「表示」→「ツールバー」→「フォーム」
　　b　「ボタン」→ボタンを作る→マクロの登録「印刷」を選択→OK
　　c　作ったボタンを右クリックし、「テキストの編集」で名前を「印刷」に変える

４・５と同様の手順で「クリア（消去）」を作ったり、
営業の人が入力する箇所に「塗りつぶし」を作っておくと親切でしょうね。

補足

お返事ありがとうございます。
分からない点がありましたので、教えてください。
この方法だと、数量を入れ終わった後に訂正をしたい場合、もとの見積表シートを修正しても、自動的には印刷用シートに反映されませんでした。フィルタの逆三角マークを押して、「すべて」にすればでましたが・・・。どうしてでしょうか？やりかたが違うのでしょうか？
また、印刷ボタンですが、出来る事は出来ましたが、これを押すと印刷できるのですか？私が作ったボタンでは、表が範囲指定されるだけで印刷までは出来ませんが、そういったものなんでしょうか？宜しくお願いします。

回答No.2

tirta

マクロは操作の自動化とでも言うんでしょうか？
複数の動作を一度に自動処理できるので大変便利ですが・・・
ある程度簡単なものなら前述のように
　「ツール→マクロ→新しいマクロの記録」を選択後自分のやりたい
　操作をそのまま実行します。それが終わったところで「マクロの
　記録終了」をクリックすれば完成
という事になります　　ただしこの作業中の行為はすべて記録されるため
間違ったことも、それを「やり直し」をかけてもすべて記録されます。
これを「フォーム　→　ボタン選択　→ボタンにマクロを登録」と
なって初めてボタンいっぱーつ状態になるのですが・・・
ちなみに「マクロ」が出ない場合は追加インストールになるんじゃ
なかったっけ・・・？
またこういう「記録だけ」で作ったマクロはいかなる状況においても
自分の思ったように動くわけではないため、正直現時点ではお勧めできません。
通常はVBAというかたちでマクロのための「特別な文法」で作成します。
このへんはもっと上級の方が書いてくださるかも。
ちなみに先ほど紹介したサイトはマクロの解説もあります。

マクロを簡単に「記録」で作成するにせよ、先ほどの私のつたない回答で
得られる結果になるのかどうかわからないと、お答えもしようがないのです
あまりお役に立てずすみません　私も仕事中人目を盗んでの書き込みです（笑）

回答No.1

tirta

発注がなければ、数量の部分はブランクですか、0ですか？わかんないので
それは回避して、個数の列に
　データ→フィルタ→オートフィルターの順に選択
　オートフィルターのプルダウンリストが現れたら上から２番目の
　オプションをクリック　左のプルダウンに1　右のプルダウンに「以上」を設定
反対にすべて表示するときはオートフィルターのプルダウンリストの中から
「すべて表示」にするか「データ→フィルタ→オートフィルターのチェック
　まーくをはずす」です

これで一様おっしゃってるような形になりませんか？
この一連の動作をマクロ記録して、ボタンに登録すれば他の方も使いやすく
なると思いますが・・・　
ちなみにエクセルの質問の場合バージョンも書き込んだほうがいいですね

下のサイトはとても参考になると思います

参考URL：

http://www2.odn.ne.jp/excel/index.html

補足

早速のお返事ありがとうございます。
バージョンは、2000の1個前（←97かな？すみません！）です。ところで、マクロ記録って何ですか？すみません、やり方も含めておしえてください。宜しくお願いします。