海外子会社の経費の管理

質問

海外子会社の経費の管理についてお知恵を貸してください。

この間、出張にいって調べたのですが、経理処理の流れは

１．毎月１５日締めに各社員から立替分の経費を当社のフォーマットに記入して、領収書をAttachedする。

２．それを現地従業員のアドミ担当が１を徴収し、経理担当者が計算し、チェックを用意する。

３．日本人の責任者（この場合、営業の人）が１をチェックし小切手にサインし、各人に小切手を渡す

ここで感じたのは

１．日本人の経費に関しては殆ど否認されない。

２．交際費に関しては明らかに自分たちの飲み食いが多く含まれる

３．ただ誰の経費であるかがはっきりわかっているので、これからの対策がたてやすい。

私としては経費関係の書類を全部コピーして日本で徹底的に管理する、裏には人事権をちらつかせれば、確実に経費は減ると思うのですが、これ以外に経費を減らすなんかいい方法はないでしょうか

回答No.3

chicago911 · ベストアンサー

日本の親会社の役員、が、現地子会社の社長 (となると Director の位置づけですか)
日本の親会社の社員、が、現地子会社の役員 (Director ですか、Officer ですか)

子会社がアメリカであれば、日本語と英語の概念の相違で、社長だの、役員だのが、ごっちゃになり、自分もその説明で結構苦労したので。違うんならいいんですが。

U.S. で President (これを 「社長」 と訳すのでややこしくなるんですが) と言うと Officer で、これ Director (日本で言う取締役、俗に言う役員) ではなく、単なる Employee (まぁ、雇用されている社員) なんで。尤も Director が President を兼ねる、って例もないことはないようですが。

指揮命令系統から行けば、「日本の親会社の社員」 は当然 「日本の親会社の役員」 の下になりますよね。そうすると、Expense Report の承認は 「日本の親会社の役員」 がまず行なうのが普通ですよね。問題は、「日本の親会社の役員」 の分をどうするかで、日本で取締役の交際費 (俗に 「役員交際費」 って言っているようですが) の承認、どうされていますか。勝手な想像なんですが、ある一定額を事前に承認し、その枠内であれば可、としておいたとすれば、同じように考えている可能性ありませんか。だとすると、本社サイドで統制しようとする、要らぬ軋轢醸し出すんじゃないか、とちょっと心配になったんですが。

これ、日本の親会社の役員会に一回諮った方が安全なような気がします。現地の役員が親会社の役員でもあると、その統制は、親会社の株主あるいは取締役会になるでしょう。これまでの実績を Data にして、改善策として、言われるように、Report と領収書なり内容説明を、親会社の然るべき人間が決済する、と言う形をつけて、親会社の取締役会で議論してもらったらどうですか。

貴方の立場がわからないので何とも言えないんですが、後々のことを考えると、組織上の手順を踏むしかないと思います。御参考までに、U.S. では、日本のような接待は、通常考えられません。Lunchoen Meeting は結構ありますが、これなら大して Cost はかからないので。

長々と失礼しました。参考になれば幸いです。

お礼

どうもありがとうございました。お礼が遅れてどうもすみませんでした。

回答No.2

chicago911

なるほど、状況がよくわかりました。

具体的にどのような業務かわからないので、踏み込めませんが、一つの方策が考えられます。前提として、現地子会社の役員構成どうなっていますか。親会社に勤務している (日本勤務) 者が、Director かなんかの形で兼務している、あるいは兼務させるのです。子会社の Employee は、それぞれの上司 Superviser に Expense Report を提出、承認 Approval を得る形を整えて、子会社の Top に当る Employee は、日本にいる Superviser の Approval と取る形にすれば、現地子会社では、全員、

Expense Report (常識の範囲での領収書つき。Parking Meter はなくても承認するように) を、あらかじめ定めた Superviser に Submit、Approval 後、清算

の形にすれば、全員同じ扱いになります。子会社の出向者 Top は、現地に Superviser がいないので、日本にいる Superviser の Approval を求める、ことになります。ただ、すべての領収書云々は、その Cost なども勘案すると、Report のみ Mail Attached なり Fax で送らせて、必要があれば詳細を尋ね、さらに必要なら Receipt の Copy でも Fax させる、位が現実的ではないでしょうか。子会社のある国がわからないので、法的な側面はよくわかりませんが、U.S. であるならば、Director は日本在住でも全く問題ありません。また、現在どうなっているかはわかりませんが、現地子会社への出向者は Officer の立場にしておけば、これは Employee になりますから、問題はないと思います。

お礼

どうもお礼が遅れてすみません。役員構成は現地子会社社長は親会社で役員で子会社の役員は本社からの出向社員で、子会社社長の部下です。

わたしとしてはなにも人のあらを探したくないが仕事上、本社から尋ねられたら、ちゃんと答えないという義務があります。
だから、当分は報告ベースで行い、対策は本社と相談し動こうかなと思います。これは現実的に考えてです。どうも現地営業職(日本人)は管理畑の人間はNot　welcomeです。

だから最後の方法はレシートをDHLで送る方法も考えられます。営業２人で毎月１００万円ぐらい交際費を利用しています。本社は100％親会社であり、連結管理
といっているから、それぐらいのことは最後の段階で
やってくるのではにでしょうか、

回答No.1

chicago911

全く逆の立場にいます。
1. 毎月 15 日締めに各社員から立替分の経費を当社のフォーマットに記入して、領収書を Attached する。
　締め日は違いますが、全く同じ処理をしています。
2、3 もちょっと形は違いますが、実質同じです。

質問者の海外子会社の実態と、親会社との人事関係等がわからないので、何とも言い様がありませんが、このやり方は一般的なもので、日本で言う小口現金 petty cash は余り一般的ではありませんから、早め早めに清算しないと、被雇用者から不満が出ると思います。また、構成 (現地雇用、日本からの派遣) のわからないのでなんとも言い難いんですが、

＞　日本人の責任者（この場合、営業の人）が１をチェックし小切手にサインし、各人に小切手を渡す
　　ここで感じたのは
　　1. 日本人の経費に関しては殆ど否認されない
　　2. 交際費に関しては明らかに自分たちの飲み食いが多く含まれる
とあることから、日本人の責任者が決済しているものと考えています。これははっきり言って、その決裁者の意識によるものです。逆に言えば、そのような人間に決裁権限を持たせた会社の責任です。

＞3. ただ誰の経費であるかがはっきりわかっているので、これからの対策がたてやすい。
これは気をつけませんと、必ずしも一致しないことはあります。基本的にはその金を立替払いした社員の請求になり、自分たちの飲み食いであったら尚のこと、請求社員以外も絡んできます。

＞私としては経費関係の書類を全部コピーして日本で徹底的に管理する
別法人の場合は、これは無理です。親会社即ち株主として、経費を含めた財務諸表 Financial Report に対し Commnent は出せますが、日常経費の支出まで株主の決済を求めることになりますから、方策としてはちょっと考えられません。

＞裏には人事権をちらつかせれば
経費として妥当かどうかを議論するのは構わないと思いますが、片方の見解を通すために人事権を持ち出すと、不当労働行為になりかねません。

つまり、(おそらく親会社から出向させている) 現地責任者の人選を誤っている、に過ぎない問題です。経費を締めれば、外の部分で問題が生じるでしょう。その辺りをきちんとわきまえた人間に挿げ替える方が早いのと、もう一つは Profit Sharing を導入することです。当然経費削減、Revenue Increment が自分たちの取り分に反映しますから、余りせこいことはしなくなるでしょう。

状況がわかりませんので、これ以上は差し控えます。ただし (良い悪いに係らず) 日本企業の感覚をそのまま持ち込むと、予期せぬ争議の元になりますから、そこだけは御注意ください。

お礼

経費に関してはローカルスタッフは全然問題ありません。問題は日本人の出向社員です。実をいうと、事務の日本人責任者が辞めてしまったのです。また現地採用の日本人がいますが、立場上かなり遠慮しています。

方策としては、
１．月１回の経費精算では当の本人も領収書をなくす可能性があるし、領収書がたまりすぎるので決済というよりも白紙承認のような気がする。それをつけこのんで公私混同する。だからもう少し回数を増やす。

２．交際費を事後処理でなく、事前申請ではどうでしょうか。たとえば、本社で子会社管理規程を作成し、その旨を子会社に通達し徹底させる。

別法人になってしまったら以外と管理が難しく踏み込めないようですね。知り合いで海外プラントを携わっている人がいるのですが、彼らは法人でないから、レシートの写しを全部ＤＨＬで送付し、本社でチェックを受けているから、海外の人間があまり、ばかなことはできないそうです。