株式会社の経費と領収書について

質問

最近、転職して経理を担当する事になりました。
その引継ぎのときにこの会社では領収書なしでも旅費はもちろん交際費までが精算されていることを知りました。
こういうことって、経理上許される事なのでしょうか。
例えば、税務署の調査とかあった場合どういうことになるのでしょう？
私自身、簿記とかは勉強しましたが実務は初めてなので戸惑っています。
たぶんいろんなケースが考えられると思いますが、些細な事でも結構ですので、どなたかよいアドバイスをお願いします。

回答No.1

noname#24736 · ベストアンサー

>領収書なしでも旅費はもちろん交際費までが精算されて
>いることを知りました。
>こういうことって、経理上許される事なのでしょうか。

基本的に、税務上、経費として認められるためには、使ったことを証明する証拠書類として、領収書が必要です。
税務上だけではなく、会社の内部管理としても基本的なことです。

税務調査があった場合、交通費はともかく、交際費については、本当に使ったかどうか信憑性がなく、架空経費として否認されて、個人の給与や賞与とされる可能性が高いでしょう。
会社によっては、一定額以上の交際費を使う場合は、事前に申請書を提出して、決済を受けないと会社に請求できないところが多いです。

交際費で、どうしても領収書を添付できない場合は、その使途などの詳細を伝票に記入させましょう。
ただ、頻繁にこの処理をするのは、やはり問題があります。

ただ、交通費については、日報などで交通機関を使ったことが判れば、電車などの交通費の領収書は無くても良いでしょう。

この点については、税務上の問題として、上司に改善策を相談されると良いでしょう。
税務上必要だというと、会社としても考えると思います。

下記のページを参考にしてください。

http://www.naganuma.com/soho/keiri.htm

http://homepage2.nifty.com/woodyhayashi/boki/zeimujyo.html

http://user1.allnet.ne.jp/~kaga-kei/page318.htm

お礼

早々のご回答ありがとうございます。
本当は上司に相談して解決したいところですが、その上司（所長）の精算が主なので、私には無理かもしれません。ちなみに決済もその上司です。
少しずつ話してみようと思いますが、なにせ小さな会社で所長もワンマンらしいので困難かと思われますが…。

回答No.6

45284

＞一つ質問があるのですが、宿泊の場合一定額の渡し切りにされているとのこと。それは地方でも首都圏で
＞も一泊○○円ということになるのですか？よろしければ教えてください。

当社の場合首都圏を東京・横浜・川崎と定義して通常の渡しきり宿泊費に
２千円プラスしております。
なお宿泊費はホテル代と朝・夕飯代に充当する意味（だそう）で
役職者になると数百円ぐらいずつアップします。

ちなみに私としてはこの規定は昭和～平成初期の物価を根拠に算定されている
みたいなので費用削減のおり見直しすべきと申しておりますが、
（東京のビジネスホテルのほうが地方よりも安かったりしますし、外食も
今や贅沢品ではありません。コンビニだって今住んでいる田舎ですら
腐るほどあります。）労使関係の都合でしょうか、採用されません。

お礼

なるほど、言われてみればそうですね。
地方でも行きたい場所の近くに安い宿泊施設があるとは限りませんしね。

私も入社したばかりの身で、話しを聞いてもらえるかも分からない状況なので、折を見て少しずつでも改善できればと考えていますが…。
とにかく頑張ります。
何度もアドバイスどうもありがとうございました。

回答No.5

45284

ある会社で経理を担当して８年目になる者です。
もしよろしかったら当社の事例をご参考にして下さい。
(1)旅費交通費
出張等で
タクシーを利用した
あるいは（マイカー等を異動手段として利用し）駐車場を利用した
場合、領収書を必要としております。
電車・バス等の運賃に関しては不要としております。
また、当社の場合、原則実費精算なのですが、宿泊料等については
一定額の渡し切りにしておりホテル代等についての領収書は不要としております。
(2)交際費
領収書を必要としております。また当社独自の経理システムで精算するのですが
その際には具体的な相手先名と食事等の場合は出席人数（「当方～名、相手先～名」
という具合）を入力することになっております。
なお緊急でない場合は最高所属長の許可事項となっており、交際費使用許可願い
を提出することになっております。やむを得ない場合は使用後に事後報告書を
提出します。これが「カチカチ」なくらいカタくて、例えば行きしのキヨスクで
「赤福」の一番小さいやつを買ったときでも必要です。「じゃまくさい」と考える
営業マンではこれがために自腹を切っている可能性すらあります。

いろいろな方からのご回答の中にもありましたとおりだと思います。
領収書無しでとおる会社の経理マンは今後大変なご苦労が予想されますが、
ぜひ頑張って下さい。

お礼

回答ありがとうございます。
すごく具体的で大変参考になりました。きちんとシステム化されていればＮＯもはっきり言えて良いですね。
ただ、とても忙しい会社なので（今はどこでもかもしれませんが…）そこまではできないと思いますが、今は少しずつでもできる事を増やせればと思っています。

一つ質問があるのですが、宿泊の場合一定額の渡し切りにされているとのこと。それは地方でも首都圏でも一泊○○円ということになるのですか？よろしければ教えてください。

回答No.4

pakira01

MOTOXさんには悪いのですが、大変な職に転職になったと思います。
領収書なしで精算が許されている会社の経理は大変ですよ。
私の関連会社でそのような会社の話を聞いたことがありますが
とんでもない話ばかりでした。
ところで精算ですが、旅費は多少はしょうがないところがあります。
短距離の電車、バス、駐車場は領収書が発行されないものがあります。
５千円以下で当たり前の費用で、所属長の印鑑があれば柔軟に対応すれば
良いのでは。
交際費ですが普通は領収書なしでは許されません。
しかし税務上交際費に落とすということは損金ではなく益金にしているので
税務上は自己否認している形なので問題は無いと思います。
その分税金がかかりますけど。
ただし中小企業の特例の交際費数百万円以下（売上高の数％？）は損金で落
とせるという範囲のものでは、領収書なしでは当然だめです。
しかし領収書なしの精算が許されていたら「水増し請求」「から出張」
何でも出来ます。
交際費が領収書なしであれば、予算管理もしていないのでは？
予算管理していても実質機能していないのではないのでしょうか。
MOTOX3さんはこれからが大変ですよ。
覚悟する必要があると思います。

お礼

回答ありがとうございます。
恥ずかしい話しですが予算管理どころか、素人から見ても使いたい放題…としか思えません。
おかしいと分かっていて何もしないのでは同罪のようで罪悪感があり、みなさんに助けを求めた次第です。
私に務まるか不安もありますが、これも経験と思って頑張りたいです。

回答No.3

noname#5115

経理上許されるかどうかと言うのはその会社によってでしょうが、支払をなされたことを証する書類は必ず必要です。これはメモみたいなものに手書きで記入する事も可能です（領収証はなくてもよい）。ただ、領収証なら第三者が証明したものですので、税務調査などがあったときの信憑性という点では、自社内でメモしておいた証憑書類などよりは、高いですね。ですから税務上ではなんら問題ないのは間違いないのですが、経理として今後行うのであれば、きちんと領収証をもらえるところはもらえるようにしなくては、実際の税務調査で突っ込まれる事間違いないですよ。

お礼

回答ありがとうございます。
そうですよね。やっぱり領収書がないと後が大変ですよね。
分かってもらえるよう少しずつでも話してみようと思います。

回答No.2

maisonflora

交際費は税務調査で必ずチェックされます。領収書は必須です。
交通費は、区間・交通機関・料金がわかる精算伝票を記入してもらうことが基本です。表形式で構いません。会計伝票の形式をとる必要は、ありません。
いずれも税金の追徴があり得ます。
ただ、今まで、当たり前の経理処理をしてこなかった会社に、当たり前のことをさせるのは、苦労ですね。税務当局の通達や本から、課税の部分をまずコピーして上司に渡し、今回から直す方がいいです。税務調査されないと、根本的には直らないでしょう、多分。

お礼

いろいろ情報ありがとうございます。
「税務当局の通達や本から、課税の部分をまずコピーして」とありましたがこれはどうすれば手に入るものなのでしょうか。
図書館などで探せばあるようなものでしょうか？
ただ、税務調査されないと…というのは、わたしも同感です。